巡回・監査・書類・期限を、
1つの画面に。
現場で撮る。帰社したら下書きができている。あとは読んで確定するだけ。職員を増やさずに、増える受入企業を回すための仕組みです。
60分・オンライン可。現行の工程を一緒に書き出します。資料の準備は不要です。
- 巡回・監査
- 5ステップの現場ツール
- 書類・様式
- 貴団体の書式のまま起草
- 期限管理
- 検知と通知を機械側で
- 受入企業ポータル
- 依頼・受領・承認を集約
この報告書は、
職員が書いていません。
現場で撮った写真と、話した内容だけから、様式に沿って起草されたものです。職員が行ったのは、読んで確定することだけです。
- 下書き
- 確認待ち
- 確定
AIは下書きまで。確定と提出は人が行います。状態は画面上で分けて表示されます。
人が手を動かす工程を、7から2へ。
緑は機械が担う工程です。人が持つのは、現場での記録と、最後の確定・提出だけになります。
- 対象選定
- 論点整理
- 現場記録
- 転記
- 報告書作成
- 不足の確認
- 確定・提出
- 機械：対象選定・論点整理
- 人：現場記録
- 機械：起草・転記・突合・整合チェック
- 人：確定・提出
任せる範囲には、線が引いてあります
「どこまで機械に任せるのか」が曖昧なままでは、組織として決められないはずです。
監査報告書（22号）・訪問指導記録の起草
在留期限・提出期限の検知と通知
過去の記録との突合と、不足している書類の指摘
現場の写真・音声を様式の各欄へ割り振る作業
受入企業への依頼文・連絡文の作成
提出書類一式の整合チェック
内容の確認と確定
行政への提出
実習生・企業との面談における判断
確定は理事・事務局長のみが行えます。提出後は、その時点の内容が記録として固定されます。
増える工程は、担当者の努力では止まりません
受入企業が増えるほど、巡回と書類は同じだけ増える
訪問1件あたりの記録・報告・保管の手数は減りません。企業数がそのまま職員の負荷になります。
期限管理が、個人の記憶と表計算に依存している
管理表を更新できる人が限られ、その担当者が不在の週に穴が空きます。
是正を受けたときに、最も重い工数が発生する
過去の記録を遡って揃え直す作業は、通常業務を止めてでも優先せざるを得ません。
まず、60分で業務を棚卸しします
資料の準備は不要です。現行の工程を一緒に書き出し、どこまで移せるかをその場でお答えします。
- STEP 1
工程を書き出す
巡回から提出までの手順を、担当者の実作業のまま並べます。
- STEP 2
移せる工程を仕分ける
機械に任せられる工程と、人が持つべき工程に線を引きます。
- STEP 3
仕分け表をお渡しする
その場で作った表はお持ち帰りいただけます。導入しない判断でも構いません。
オンライン可・60分。棚卸しをもって契約が発生することはありません。様式をお預かりして実際に起草させる検証も、ご希望があれば同時に行います。
増員のコストを、保守のコストに置き換えます
採用と教育に時間がかかり、退職すれば同じ工数がまた発生します。業務が担当者に紐づいたままです。
- ・採用にかかる期間と費用
- ・教育期間中の既存職員の負荷
- ・退職時にゼロへ戻る
業務が仕組みに残ります。担当者が変わっても手順が消えず、企業数が増えても同じ工数で回せます。
- ・法改正・様式変更への追随を含む
- ・運用の見直しと追加改造を含む
- ・引き継ぎが仕組み側に残る
作って納めて終わる形は取りません。金額は要件によって変わるため、見積りは棚卸しのあとに個別にお出しします。
既存の運用に合わせて作り込みます
- 01約2週間
要件把握
現行の様式・団体ルール・担当者の手順を棚卸しし、移せる工程を確定します。
- 024〜8週間
個別改造
貴団体の書式と運用に合わせて実装します。汎用のまま渡すことはしません。
- 03継続
運用・保守
法改正と様式変更に追随し、運用の見直しと追加改造を継続して行います。
理事会説明用の1枚
目的・範囲・費用の考え方・想定リスクを1ページに収めたPDF。
責任分担と体制図
誰が確定し、誰が提出し、障害時に誰が対応するかを明記します。
導入スケジュールの雛形
要件把握から運用開始までを、貴団体の繁忙期に合わせて調整します。
よくいただく確認
AIが書いたものを、そのまま提出することになりませんか。
なりません。機械が作るのは下書きまでで、確定と提出は人が行います。画面上でも「下書き」「確認待ち」「確定」を分けて表示します。
実習生の個人情報を、外部に出すことになりますか。
取り扱う範囲と保存場所は要件の段階で決めます。外部の生成AIに渡す情報は限定でき、渡さない運用も選べます。
独自の様式や書式は、そのまま使えますか。
使えます。要件把握で現行の様式を棚卸しし、その書式のまま出力するよう作り込みます。
職員がAIに詳しくありませんが、使えますか。
操作は現場での入力と、内容の確認が中心です。指示文を書く必要はありません。
導入までどのくらいかかりますか。
要件把握から運用開始まで、規模により概ね2〜3か月です。繁忙期を避けた進め方も可能です。
まず、60分だけ
時間をください。
現行の工程を一緒に書き出し、どこまで移せるかをお答えします。資料の準備は不要です。オンライン可。
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