個人情報の取り扱いについて

1. 取得する情報

当社は、次の情報を取得します。

• ・お申し込みフォームにご入力いただく情報（団体名、お名前、役職、メールアドレス、在籍している実習生の人数、現在の業務に関するご記入内容）
• ・ウェビナーのお申し込み情報および出席状況、アンケートへのご回答
• ・ご相談・お問い合わせの内容、およびその後のやりとりの記録
• ・検証のためにお預かりする書類・様式（第3項に定めます）
• ・ウェブサイトの閲覧に関する情報（第8項に定めます）

2. 利用の目的

• ・業務棚卸し、検証、ご相談への対応およびそのご連絡
• ・資料・録画・ウェビナー案内の送付
• ・サービスの設計、改善および見積りの作成
• ・契約の締結および履行に関する事務

3. お預かりする書類・様式

検証をご希望の場合、貴団体の様式・書類をお預かりします。この取り扱いは次のとおりです。

4. 生成AIの利用

当社のサービスは、書類の下書きの作成等に外部事業者の生成AIを利用します。取り扱いは次のとおりです。

• ・生成AIに送信する情報の範囲は、導入時の要件の段階で定め、書面で確認します。
• ・個人が特定できる情報を送信しない運用を選択できます。
• ・送信した情報を学習に利用しない設定の提供を受けている事業者を選定します。
• ・生成AIが作成したものは下書きです。内容の確定および行政への提出は、貴団体の職員が行います。

5. 第三者への提供・委託

法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。業務の一部を外部に委託する場合は、必要な契約を締結し、監督を行います。現在利用している主な委託先の種別は次のとおりです。

委託先が日本国外にある場合があります。個別の事業者名は、お問い合わせいただければお答えします。

6. 保存期間と削除

• ・検証のためにお預かりした書類は、検証の終了後に削除します。
• ・お問い合わせの記録は、最後のやりとりから3年を経過した後に削除します。
• ・契約に関する情報は、法令に定める期間を保存します。
• ・ご案内の送付停止のご連絡をいただいた場合は、送付を停止します。

7. 安全管理

取り扱う担当者を限定し、権限に応じた管理を行います。通信は暗号化し、アクセスの記録を保存します。委託先の選定にあたっては、安全管理の体制を確認します。

8. アクセス解析

当ウェブサイトは、閲覧状況の把握のためCookieを用いたアクセス解析を利用します。取得する情報には、閲覧したページ、滞在時間、参照元、ブラウザの種別が含まれます。個人を特定する目的では利用しません。ブラウザの設定によりCookieの保存を拒否できます。

9. 開示・訂正・削除の請求

保有している個人情報について、開示、訂正、利用の停止、削除のご請求ができます。第11項の窓口にご連絡ください。ご本人であることを確認した後、法令に従い対応します。

10. 改定

法令の改正またはサービスの変更に応じて、本方針を改定する場合があります。改定した場合は、当ウェブサイトに掲載した時点から適用します。重要な変更を行う場合は、あらかじめお知らせします。

11. お問い合わせ窓口