入国前講習は、技能実習生が入国する前の6か月以内に、1か月以上の期間かつ160時間以上の課程で、日本語・日本での生活一般に関する知識などを学ぶ講習です。この要件を満たして実施した場合、入国後講習の時間数を「第1号技能実習の予定時間の6分の1以上」から「12分の1以上」に短縮できます。 実施したことは監理団体が実施記録として残し、後の監査や実地検査で示せる状態にしておく必要があります。
入国前講習が事務局にとって扱いにくいのは、講習の多くが海外で、講師業務を委託した相手の手によって行われるからです（企画立案は監理団体自らが行う必要があり、委託できるのは講師の業務に限られます）。自分たちが直接見ていない講習について、「要件を満たして実施された」ことを記録で証明しなければならない。この記事では、入国前講習を要件の確認・実施の把握・記録の作成・入国後への接続という工程に分け、どこが詰まりやすいか、どこを機械に移せるかを整理します。
工程1: 要件の確認——「短縮できる講習」の条件を揃える
入国後講習を12分の1以上に短縮できるのは、入国前講習が次の条件を満たしているときです。
- 時期: 入国前の6か月以内に実施されていること
- 期間と時間: 1か月以上の期間で、かつ合計160時間以上の課程であること
- 方法: 座学で実施されていること（実務作業やOJTは時間数に含められない。双方向にやり取りできるオンライン形式は可）
- 科目: 日本語、日本での生活一般に関する知識、その他本邦での円滑な技能等の修得に資する知識であること（法的保護情報は入国後講習で実施する）
- 実施主体: 監理団体が自ら、または講師業務を適切な者に委託して実施するもの。あるいは外国の公的機関・教育機関が行う講習で、監理団体がその内容を入国後講習に相当すると認めたもの。いずれの場合も企画立案は監理団体の業務で、送出機関に丸ごと任せる形は認められない
ここでよく起きるのが、「送出機関側で講習はやっている」と聞いているものの、160時間の内訳や実施期間が、こちらの手元の資料では確認できない状態です。時間数だけ足りていても、期間が1か月に満たない、実施時期が入国前6か月より前にさかのぼる、といったずれがあると短縮の根拠になりません。
要件の確認は、実習生ごとに「入国予定日から逆算した6か月」を起点に、講習の開始日・終了日・総時間・科目の4点が揃っているかを見る作業です。表にすれば数分で確認できますが、この4点が送出機関から届く書類のどこに書いてあるかが毎回違うと、確認そのものが手間になります。
工程2: 実施の把握——委託先からの情報をどう受け取るか
入国前講習の講師業務を送出機関等に委託している場合、実施の実態は委託先の報告で把握することになります。多くの団体では、講習修了時に送出機関から修了証や実施報告が届き、それを実習生ごとのファイルに綴じています。
詰まりやすいのは次の3点です。
- 届く書類の形式が送出機関ごとに違う。時間数の集計単位（日別・科目別・総時間のみ）がばらばらで、160時間の内訳を突き合わせるのに手作業が要る
- 届くタイミングが入国直前になる。入国後講習の時間数の設計は入国前講習の実績で決まるため、実績が確定しないと入国後の計画が固まらない
- 書類が届いた事実だけが記録され、中身の確認が記録されない。「受領した」と「要件を満たしていることを確認した」は別の作業で、後者の記録が抜けると、監査で「確認したか」を問われたときに答えられない
対策の軸は、送出機関との間で受け取る情報の項目と形式を先に決めておくことです。実習生ごとに、講習の開始日・終了日・科目別の時間数・講師・実施場所を同じ表で受け取る取り決めをしておけば、届いた資料を転記する作業が減り、要件確認が表の照合で済みます。送出機関との情報連携を整理した記事で、この「先に型を決める」考え方を詳しく扱っています。
工程3: 実施記録の作成——監理団体が残す帳簿
入国前講習を実施した（または講師業務を委託して実施した）ことは、監理団体が備える帳簿の一つ「入国前講習及び入国後講習の実施状況を記録した書類」として、参考様式第4-8号「入国前講習実施記録」の形で残します。様式の記載欄は次のとおりです。
- 実施期間（開始日から終了日まで）
- 日付・時間・科目（内容）・講師（役職・氏名）・実施場所・備考（講習の日ごとに記載）
- 作成年月日、監理団体の名称、監理責任者の氏名
- 別紙「技能実習生一覧表」に、対象となる技能実習生の氏名と入国日
様式に「合計時間数」や「委託先の名称」の欄はありませんが、160時間の要件を満たすことと誰が実施したかは監査で問われる点なので、備考欄や添付資料で根拠を残しておく運用が実務的です。
記入例（架空の例）
さくら協同組合（架空）が、送出機関に講師業務を委託して行った講習を記録する場合の例です。日ごとに1行ずつ書き、別紙の一覧表に対象の実習生をまとめます。
| 日付 | 時間 | 科目（内容） | 講師（役職・氏名） | 実施場所 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026年4月6日 | 9:00〜12:00、13:00〜17:00（7時間） | 日本語（あいさつ・職場で使う表現） | 日本語講師 グエン・ティ・ラン（委託先） | 送出機関 研修センター（ハノイ） | 委託先の日別実施報告 No.1 |
| 2026年4月7日 | 9:00〜12:00、13:00〜17:00（7時間） | 日本での生活一般（交通ルール・ごみの出し方） | 日本語講師 グエン・ティ・ラン（委託先） | 同上 | 同 No.2 |
| … | … | … | … | … | … |
- 実施期間：2026年4月6日〜2026年5月22日（1か月以上）
- 合計：168時間（座学のみ。160時間以上）。様式に合計欄は無いため備考または添付で残す
- 作成年月日：2026年5月25日／監理団体：さくら協同組合／監理責任者：山田 太郎（いずれも架空）
- 別紙「技能実習生一覧表」：対象者の氏名と入国日（入国予定日 2026年6月10日 → 講習は入国前6か月以内に収まる）
監査でよく確認されるのは、日別の時間を足した合計と、委託先の修了証に書かれた総時間が一致しているかです。備考欄に委託先の報告書の番号を書いておくと、根拠をすぐ示せます。
この記入例を Excel でダウンロード
記入例のシートと、空欄の記入用シートが入っています。公式様式の代わりではありません。提出には機構・所管庁の最新様式をお使いください。
Excel（.xlsx）をダウンロード毎月の記録を自動でまとめるなら Rista。 説明資料をダウンロードする
この記録は講習（実施期間）の単位で作成し、同じ講習を受けた実習生は別紙の一覧表にまとめて記載します。実習生ごとに開始日や内容が異なる場合は分けて作成します。保存期間は技能実習の終了の日から1年間で、実習実施者・技能実習生の管理簿と併せて保存します。監査や実地検査では、実施記録と、委託先から受け取った実施報告・修了証などの根拠資料をセットで示せる状態が求められます。記録は「書いてある」だけでは足りず、「その記載の根拠がすぐ出てくる」ことで初めて意味を持ちます。
現場でよくあるのは、実施記録が入国後にまとめて作られ、送出機関の報告書からの転記作業になっている運用です。転記自体は単純作業ですが、実習生が同時期に何人も入国する時期には数十件がまとまって発生し、転記のずれ（時間数の合計違い、日付の写し間違い）が監査で指摘される典型例になります。この構造は、入国後講習の実施記録や面談記録と同じです。
工程4: 入国後講習への接続——時間数と情報の引き継ぎ
入国前講習の実績は、入国後講習の設計にそのまま影響します。要件を満たしていれば入国後講習は12分の1以上で足り、満たしていなければ6分の1以上が必要です。実習生ごとにどちらの区分になるかを確定させ、入国後講習の実施計画と実施記録に反映させる、という接続が要ります。
もう一つ引き継ぐべきなのは、講習で得られた実習生の情報です。日本語の到達度、講習中の相談内容、健康面の配慮事項は、入国後講習と配属後の訪問指導・面談で活きます。入国前講習の記録が送出機関からの書類のまま綴じられているだけだと、この情報は事務局の中で共有されず、配属先で同じことを一から把握し直すことになります。
実習生ごとに、入国前講習→入国後講習→配属後の記録が一続きで見える形にしておくのが理想です。講習の記録は制度上の帳簿であると同時に、その実習生の「最初の記録」でもあります。
どこまでを機械に任せ、どこからを人がやるべきか
機械に任せてよいのは、要件の照合と記録の起票です。 入国予定日から逆算した6か月の範囲に講習期間が収まっているか、期間が1か月以上・時間が160時間以上か、科目の構成が要件に沿っているかを、受け取った情報から自動で確認すること。委託先から届いた実施報告の項目を実施記録の様式に転記し、下書きを作ること。要件を満たすかどうかで入国後講習の必要時間数を算出し、根拠と一緒に残すこと。
人がやるべきなのは、委託先との関係づくりと、記録の最終確認です。 送出機関とどの形式で情報をやり取りするかを決め、報告の精度を上げてもらう働きかけは、団体と送出機関の信頼関係の中でしかできません。そして機械が起票した記録が根拠資料と一致しているか、要件の判定に誤りがないかを確認し、帳簿として確定させるのは、監理団体の職員の責任です。
講習を含めた入国前後の工程を見直すには
入国前講習は、送出機関との情報連携から始まり、入国後講習、配属後の記録へと続く流れの入口にあたります。講習の記録だけを整えるより、入国前後の工程全体で「どの情報を、誰から、どの形で受け取り、どこに残すか」を決めるほうが、記録の手間と監査での指摘の両方を減らせます。
Ristaでは、監理団体の業務のどの工程を機械に移せるかを整理した説明資料をご用意しています。講習記録を含む記録業務の線引きの考え方も、この中でご確認いただけます。サービス説明資料からダウンロードしてください。
