技能実習の監理団体が登録支援機関の登録も受け、特定技能へ移行した外国人を続けて支える。この形は、受入企業にとって窓口が変わらず、外国人にとって顔なじみの職員が支援を続けてくれる、連続性のある合理的な形です。
ただし事務局の中では、性格の違う2つの制度が同じチームの上で併走します。この記事では、併走の実務で何が起きるのか、どこで取り違えが生まれるのかを整理します。
「監理」の帽子と「支援」の帽子
まず前提として、2つの立場は制度上の性格が逆向きです。
- 監理団体として — 実習実施者を監査し、訪問指導し、確認する。一段上からの立場
- 登録支援機関として — 受入企業から委託を受けて、外国人の生活と就労を支える。並走する立場
同じ職員が同じ企業を訪ねても、実習生に会うときは監理の帽子、特定技能外国人に会うときは支援の帽子をかぶっています。帽子が違えば、やるべきこと、残す記録、報告先が変わります。
併走する業務のカレンダー
| 技能実習（監理団体） | 特定技能（登録支援機関） | |
|---|---|---|
| 訪問・面談 | 訪問指導 月1回以上（1号）／監査 3か月に1回以上 | 定期面談 3か月に1回以上（本人と監督者） |
| 主な記録 | 訪問指導記録・監査報告書 | 支援実施記録・面談記録 |
| 年次の報告 | 事業報告書 5月31日まで（機構へ） | 定期届出 4月1日〜5月31日（入管へ） |
このカレンダーから、併走の実務のポイントが2つ見えます。
1つ目は、5月に年次報告が重なること。 機構への事業報告書と、入管への定期届出。どちらも1年分の記録の集計で、提出期限がほぼ同じです。日々の記録が集計しやすい形になっていないと、春の事務局に山が2つ立ちます。
2つ目は、同じ企業への訪問が2系統で走ること。 実習生と特定技能外国人が同じ企業にいる場合、訪問指導・監査・定期面談の3種類の予定が、それぞれ別の周期で同じ訪問先に発生します。まとめて回ること自体は効率的ですが、訪問指導と監査の記録を分けるのと同じ理屈で、記録は制度ごと・目的ごとに分けて残す必要があります。
取り違えが起きやすい3つの箇所
① 記録の混在。 1回の訪問で実習生の訪問指導と特定技能外国人の定期面談を行ったとき、1つのメモに両方が混ざる。後から「特定技能の面談記録」として取り出せない形になり、届出の集計時に発掘作業が発生します。
② 期限の系統違い。 実習生の監査期限（3か月）と特定技能の面談期限（3か月）は、周期は似ていても起算も対象も別です。1つの表で雑に管理すると、「行ったつもりで片方が未実施」が起きます。
③ 報告先の違い。 技能実習は機構へ、特定技能は入管へ。様式も提出方法も別です。制度をまたいで働く職員ほど、「この件はどちらの制度の、どの様式か」を都度判断する負荷を抱えます。
併走を支えるのは「人ごとの一続きの記録」
取り違えの対策は、制度ごとに記録を分けることと矛盾しない形で、人を軸にした一続きの記録を持つことです。
一人の外国人には、技能実習で入国し、面談と巡回の記録が積まれ、特定技能へ移行し、支援記録が続く、という一本の時系列があります。制度上の様式は分かれていても、この時系列が1か所で追える状態なら、「この人の前回の面談はいつ、何を話したか」が制度をまたいで見えます。移行時に記録が断絶する運用——実習時代の記録が別ファイルで眠る——は、支援の質をそこで一度リセットしてしまいます。
どこまでを機械に任せ、どこからを人がやるべきか
機械に任せてよいのは、系統の管理です。 どの人がどの制度にいて、次の期限は何か。訪問の記録を制度ごとの様式に書き分けた下書き。2つの年次報告への集計。制度の帽子の取り違えは人間の注意力の問題に見えて、実際は管理の形の問題なので、ここは仕組みに移すのが確実です。
人がやるべきなのは、連続性そのものです。 実習生時代から知っている職員が、特定技能になった本人の変化に気づく。企業との長い関係の上で、言いにくいことを伝える。併走の価値はこの連続性にあり、それは記録ではなく人に宿ります。
併走の現状を棚卸しするには
2制度の併走がいまどれだけの管理負荷を生んでいるかは、期限の系統と記録の置き場所を書き出すと見えます。Ristaの30分のオンラインデモでは、技能実習と特定技能をまたぐ現行の工程を画面で確認し、機械に移せる範囲を線引きします。30分のオンラインデモからお申し込みください。
