特定技能の定期届出は、2025年4月1日の省令改正で、四半期ごと（年4回）から年1回に変わりました。対象期間は4月1日から翌年3月31日までの1年間で、提出は翌4月1日から5月31日まで。受入れ状況や支援の実施状況を、1年分まとめて届け出る形です。 一方で、支援としての定期面談は3か月に1回以上のまま変わっていません。
「届出が年4回から1回になった」と聞くと、負担が4分の1になったように見えます。実務の実感はそうならないことが多い——この記事では、その理由と備え方を整理します。
変わったこと・変わらないこと
- 変わった — 届出の頻度。四半期ごとの提出が、年1回（4/1〜5/31）に
- 変わらない — 届け出る中身の性質。受入れの状況、支援の実施状況、活動の状況という報告の骨格
- 変わらない — 定期面談の3か月に1回以上という頻度と、日々の支援・記録の義務
つまり、報告の「回数」が減っただけで、報告の材料になる日々の記録は今までどおり発生し続けます。
「年1回」は楽になったのか——山が大きくなった構造
四半期届出の時代、報告は3か月分の記録をまとめる作業でした。年1回になったいま、報告は12か月分の記録をまとめる作業です。
これは監理団体の事業報告書（5月31日提出）とまったく同じ構造です。日々の記録が「後で集計することを想定しない形」で残っていると、4月から5月にかけて、1年分の記録を掘り起こす山ができます。四半期ごとの締め切りは、言い換えれば3か月ごとに記録の欠けに気づく機会でもありました。年1回になったことで、記録の欠けに気づくのが最長1年遅れるようになったのです。
1年前の面談記録が見当たらない、担当者が代わって経緯が分からない、支援計画と実施記録の対応がとれない。5月の提出前にこれらが見つかったとき、遡る距離は四半期時代の4倍になっています。
監理団体が両制度を持つ場合——5月に山が重なる
技能実習の監理団体が登録支援機関を兼ねている場合、注意すべきはカレンダーです。監理事業の事業報告書の提出期限は5月31日。特定技能の定期届出も4月1日〜5月31日。2つの年次報告が同じ時期に重なります。
どちらも「1年分の記録の集計」という同じ性質の作業なので、日々の記録が整っていない団体では、春の事務局に二重の山が立ちます。逆に言えば、記録の形を整える対策は、2つの山に同時に効きます。
備え方——記録した時点で、報告に入っている形へ
対策の方向は1つです。日々の記録を、報告の様式と最初からつながった形で積むこと。
- 面談を実施したその場で、記録の下書きができている
- 支援を実施した記録が、支援実施状況の報告項目に対応した形で残る
- 四半期ごとに報告の下書きを出してみて、記録の欠けをその時点で見つける（届出義務が年1回でも、確認は四半期ごとに行う）
3つ目は特に効きます。締め切りがなくなった四半期の節目に、自主的な「仮締め」を置く。これだけで、記録の欠けに気づく距離が四半期時代と同じに戻ります。
どこまでを機械に任せ、どこからを人がやるべきか
機械に任せてよいのは、集計と突き合わせです。 支援記録・面談記録の様式への集計、支援計画との対応チェック、面談期限の管理、報告の下書きの作成。1年分の記録を数える作業は、量が多いだけで判断を含まない、機械が最も得意とする仕事です。
人がやるべきなのは、報告の中身への責任です。 集計が実態と合っているかの確認、欠けの補完、そして組織として提出する判断。誰が確定し、誰が提出するかの線引きは、年1回の届出でも変わりません。
自団体の「春の山」を測るには
来年の4〜5月にどれだけの山が立つかは、いまの記録の形でほぼ決まっています。Ristaの30分のオンラインデモでは、特定技能の支援記録を含む現行の記録業務を画面で確認し、どこを機械に移せるかを線引きします。30分のオンラインデモからお申し込みください。
